¿Sabes cuántos productos entran y salen de tu almacén todos los días? ¿Qué productos se venden más rápido o cuál es el costo de tu mercadería almacenada? Si la respuesta es no, probablemente no estés llevando un buen control de tu inventario. 

Muchos emprendedores, cuando apenas están empezando, sufren para hacer este seguimiento. Esto les puede generar muchos problemas, como: robos hormiga, pérdida o deterioro de productos, quiebres de stock, etc. 

En este artículo, te contamos cómo hacer un inventario en excel paso a paso, para que organices el stock de tu emprendimiento. Además, te regalamos una plantilla de inventario en excel donde podrás revisar las entradas y salidas de tu mercadería.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es una lista detallada de los bienes que tenemos en la empresa. Suelen clasificarse de acuerdo a los elementos que los componen, que pueden ser productos terminados, materias primas u otros recursos necesarios para el funcionamiento del negocio. También pueden organizarse de acuerdo al ciclo de vida del producto, nivel de rotación, frecuencia de actualización, entre otros. 

En este artículo nuestro foco serán los inventarios de productos terminados, que habitualmente emplean las pymes y emprendimientos dirigidos al consumo masivo, como tiendas de alimentos, ropa, calzado, cosméticos, etc.

¿Por qué es importante controlar tu inventario?

Hacer un seguimiento detallado de tus productos en stock es vital para tu negocio. La principal razón es que te permite verificar que cuentas con suficientes unidades de un producto para satisfacer la demanda de tus clientes. Así evitas perder ventas por desabastecimiento.

Puedes detectar qué productos se venden más rápido y cuánto demoran en agotarse, lo que te permitirá realizar una mejor planificación de tus compras y evitar sobrecostos por exceso de almacenamiento.

Además, por medio de un buen control del inventario, es posible prevenir la pérdida de tus productos por robos, deterioro u obsolescencia. 

En otras palabras, llevar una adecuada gestión de tu stock puede beneficiar la toma de decisiones, la optimización de costos, las ganancias e incluso la experiencia del consumidor. 

Inventario en excel: ventajas y desventajas

¿Es conveniente controlar tu inventario con una hoja de cálculo de Excel o Google Sheet? 

Sin duda, para los emprendedores que están dando sus primeros pasos, el Excel puede ser un gran aliado, sobre todo si se compara con métodos más rudimentarios como el lápiz y el papel. Pero, ¿cuáles son sus ventajas y desventajas? Te las explicamos a continuación:

Ventajas de controlar tu inventario en Excel:

• No requiere mucho presupuesto, especialmente si usas la versión gratuita de Google Sheets.

• Puedes acceder desde cualquier dispositivo con Internet (solo la versión de Google Sheets).

• Tú escoges qué información colocar.

• Debido a que es una herramienta conocida, no necesitarás dedicar tanto tiempo a capacitar a tu equipo.

Desventajas de llevar el inventario con Excel:

• Tardas más tiempo en llenar manualmente la información y organizarla.

• Corres el riesgo de no actualizar a tiempo tu inventario.

• Es más probable que cometas errores al digitar las entradas o salidas de tus productos.

• Mientras más crezca tu negocio, necesitarás colocar más información. Esto podría hacer que tu documento se vuelva lento.

• Tendrás dificultades para controlar o supervisar los cambios que tus vendedores realicen en el documento.

¿Cómo hacer un inventario en Excel paso a paso?

A continuación te mostraremos cómo llevar un inventario básico de entradas y salidas. Asegúrate de contar con una versión actualizada de Excel. También te servirá la aplicación Google Sheets de Google Drive.

1) Crea una hoja de cálculo

Utiliza un nombre claro, que describa bien la función del archivo. Así te será más fácil encontrarlo. Si lo prefieres, puedes colocar el año al que corresponde el registro. Aquí te dejamos algunos ejemplos:

• Inventario-ZapatosParaTodos

• Inventario-PetshopHuellitas-2024

2) Organiza la información en columnas

En cada columna, crea un encabezado para organizar adecuadamente la información. Algunos datos que te sugerimos incluir en tu tabla son: nombre del producto, código, stock inicial, entre otros.

Ejemplo:

3) Ingresa la información de tu inventario

Llena la información en las columnas que corresponden. Asegúrate de usar el formato adecuado. Por ejemplo, en las celdas en las que coloques cantidades, asegúrate de que el formato sea numérico. Asimismo, cuando coloques precio, revisa que la celda esté en el formato de la moneda que usas.

Un dato: aprovecha las fórmulas para facilitar el llenado de la información.

¿Cómo registrar las entradas y salidas de tu inventario en Excel?

Si deseas registrar los movimientos de tu inventario, incluyendo compras y ventas, recomendamos crear dos pestañas adicionales a tu documento: uno para entradas y otro para salidas.

En la pestaña de entradas, coloca las siguientes columnas:

• Factura de compra

• Nombre de producto

• Código de producto

• Fecha de entrada

• Cantidad

Ejemplo:

Para las ventas (salidas), puedes recrear esta misma pestaña, pero en vez de colocar información sobre las facturas de compra, colocarás datos de la factura de venta.

Para llevar un control actualizado de tu inventario, asegúrate de sumar siempre las compras y restar las ventas a tu stock inicial. Así podrás calcular el estado de tu inventario actual y podrás anticiparte a posibles quiebres de stock.

Ejemplo:

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Para ayudarte a controlar el inventario de tu emprendimiento, te compartimos una plantilla de inventario en excel, para que hagas seguimiento a tu stock actual, entradas y salidas. Además, sumamos un ebook de regalo, con consejos útiles para la gestión de tu negocio. Haz clic en el siguiente botón para descargarlo.

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Alternativas el excel: sistemas de venta e inventario

Si tu negocio está en crecimiento, una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets no será suficiente. Como señalamos anteriormente, mantener tu inventario actualizado en Excel será más difícil, puesto que tendrás que llenar manualmente cada movimiento que realices, sea compra o venta.

Si cuentas con varias sucursales o vendes a través de canales físicos y online, actualizar está información será un dolor de cabeza. Por ello, para negocios en crecimientos, recomendamos usar un sistema de venta con control de inventario.

Pero, ¿qué es un sistema de ventas? Si no estás familiarizado con este concepto, en este momento te lo explicamos. Se trata de un software con el cual puedes automatizar varios procesos de tu negocio, como la venta o la gestión del inventario. 

Un sistema de venta se encarga de actualizar automáticamente el stock con cada venta que realices, en cualquiera de tus canales (físicos o virtuales). Esto te ahorrará mucho tiempo, ya que no tendrás que registrar manualmente los cambios en el inventario. De esta forma, te asegurarás de que tu stock esté actualizado siempre.

Como en todo negocio, es necesario realizar conteos físicos de tu mercadería de vez en cuando. Un software agiliza esta tarea, ya que se puede conectar con varios dispositivos, como lectores de barras. Considera que el tiempo que dejes de perder en contar el inventario podrás dedicarlo a labores comerciales, que generan más provecho a tu negocio. 

Si quieres conocer cuáles son los mejores software para la toma de inventario en Perú, no dejes de leer este artículo.  

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Bsale es un sistema de venta y gestión comercial diseñado especialmente para ayudar a emprendedores a simplificar la gestión de sus negocios. Para ello cuenta con múltiples funcionalidades, como el control de inventario, que permite a los empresarios tener visibilidad de su stock en tiempo real. 

Ya sea que vendan en varias sucursales o  con una tienda física y un e-commerce en simultáneo, Bsale se encarga de sincronizar las ventas y mantener actualizado el stock. Además, facilita la creación de reportes automatizados, lo que favorece la toma de decisiones y facilita la planificación de compras.

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