Anteriormente hemos hablado sobre los beneficios de tener un sistema de control de inventarios, ahora, vamos a tratar algunos métodos y estrategias para el eficiente control de inventarios.

Clasificar nuestro stock, planificar reposición, liquidar productos, controlar flujo y traslado de mercadería, en general gestionar nuestro almacén, no debería ser complicado si se aplica las correctas estrategias de control de inventarios. Recordemos que su correcta administración impactará directamente sobre nuestras ventas, ganancias, márgenes y utilidad.

Existen muchas estrategias de control de inventarios, pero acá te mencionamos las más eficientes para las Pymes.

1. Método ABC

Este método también es conocido como el 80/20 o Regla de Pareto, nos sirve para definir el grado de importancia que tienen nuestros productos, según la cantidad y valor que representan.

El Método ABC establece 3 grupos de mercancías dentro de nuestro almacén, y los clasifica en Clase A, Clase B y Clase C. Los grupos van del más al menos importante

Su clasificación se puede detallar así:

Clase A: Estos productos representa alrededor de un 20% del total del inventario; sin embargo, su valor representa hasta el 80% del mismo. Tienden a tener una baja frecuencia de ventas.

Clase B: Representan el 40% del total de tu inventario y rondan el 15% del valor total del mismo. Suelen contar con una frecuencia de ventas moderada.

Clase C: Son el 40% restante de tu stock. Representan el inventario menos costoso, con cerca de un 5% de su valor, y suelen contar con una alta frecuencia de ventas.

Al categorizar de esta manera, podrás identificar fácilmente qué bienes merecen mayor o menor atención; es muy importante, ya que el inventario con mayor impacto financiero requerirá control con mayores esfuerzos.

2. Método PEPS

El método PEPS significa: Primero en Entrar, Primero en Salir. Como su nombre lo dice, consiste en que los primeros artículos que ingresaron a nuestro almacén, sean los primeros que se retiren para su venta o producción.

Así se evitará que los producto perecibles o aquellos que tengan fecha de vencimiento más próxima caduquen, ya que tendremos registrado que dichos productos serán los primeros en ponerse a la venta, generando así un movimiento oportuno de nuestras mercancías.

Este tipo de método necesita ser supervisado a través de una plantilla en la que se pueda estipular el total de movimientos actualizados del almacén.

Idealmente, la plantilla que utilices debe de estar almacenada en una nube; así tendrás acceso a esta en cualquier momento, estará siempre actualizada y todas las personas que controlan el inventario de tu empresa podrán visualizarla en tiempo real.

Hay que tener en cuenta que no necesariamente utilizar el método PEPS significa que el producto más antiguo sea el que se vaya a vender primero, pero el costo asociado al inventario que se compró primero es el costo que primero se va a contabilizar en su venta.

3. Método de Conteo Cíclico

El Método de Conteo Cíclico de inventarios consiste en el recuento frecuente (diario o semanal) de una parte del total del inventario, con el fin de que este se haya contabilizado al menos una vez en un período de tiempo determinado.

Todas las empresas realizan inventarios periódicos anuales o semestrales, también llamados “wall to wall” (pared a pared), casi exclusivamente como obligación para dar cumplimiento a las exigencias que impone la legislación tributaria local. Sin embargo, la realización de este tipo de inventario poco puede hacer para contribuir a alcanzar un mayor control de las existencias, además de presentar numerosas desventajas en relación a los conteos cíclicos.

Si nunca has puesto en marcha un método de conteos cíclicos o la has hecho de manera intermitente o a partir de un conocimiento empírico y deseas formalizar la realización de un programa que tenga la capacidad de sostenerse en el tiempo, debes formularte y responder las siguientes preguntas:

* Definición de la estrategia

¿Con qué frecuencia se realizarán los conteos?

¿Cuántos SKUs serán contabilizados en cada conteo?

¿Cuál será el método de selección de la muestra?

¿Se emplearán tolerancias?

¿Cada cuánto tiempo desea contar el 100% de los artículos en su inventario?

* Ejecución de los conteos

¿Los conteos serán ciegos?

¿Cuál será la estructura del equipo responsable de los conteos?

¿El equipo estará dedicado de forma exclusiva al programa o será una responsabilidad de tiempo parcial?

* Actividades post-conteo

¿Cuáles serán los reportes a emplear y quién será responsable de monitorearlos?

¿Qué herramientas de mejoramiento continuo se aplicarán para identificar y corregir las causas de las diferencias detectadas?

¿Cuál será la política de ajustes y quiénes los responsables de efectuarlos?

No existe una respuesta única para cada una de estas interrogantes, pues cada organización tiene sus propias particularidades.

Recuerda que cada método no es independiente, los puedes combinar y complementar para optimizar la gestión de tus inventarios, lo importante es utilizar la estrategia de control de inventarios que más se ajuste a tu negocio.

Según el Instituto de Estadística e Informática (INEI), en el Perú se crean cerca de 250 mil empresas cada año. Sin embargo, la mayoría no logra sobrevivir por mucho tiempo.

Por ejemplo, solo en el primer semestre de 2016 cerraron alrededor de 47 mil empresas formales, mientras que más del 90 % de las startups (empresas innovadoras) corren la misma suerte antes de cumplir su primer año. Aunque las causas son diversas, una de las principales es la mala gestión de los inventarios.

Controlar el inventario en tiempo real, de forma óptima, con exactitud y eficiencia impactarán positivamente con otros procesos como las compras y las ventas. Sin embargo su mala gestión pueden extinguir una organización.