Si tienes un negocio y necesitas realizar un envío, o trasladar tus productos entre diferentes sucursales, estás en la obligación de generar una guía de remisión.  En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre este documento y cómo crearlo desde el portal de Sunat o un sistema de ventas como Bsale. 

¿Qué es una guía de remisión?

Se trata de un documento que certifica la legalidad del traslado de bienes de un lugar a otro. Su uso es exigido por la Sunat, por lo que si tienes que enviar un producto a un cliente o mover tu mercadería de una sucursal a otra, es necesario que cuentes con él. Solo no estás obligado a generarlo si tu empresa pertenece al Nuevo Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS).

¿Qué información debe incluir una guía de remisión?

Este documento brinda información esencial sobre los bienes que están siendo transportados, así como de los proveedores o compradores. Por ello, es necesario que la guía contenga los datos de identificación del emisor y receptor. 

También se debe especificar la información del punto de partida y destino, ya sea que los bienes se dirijan al domicilio de un cliente, a otra sucursal o a un almacén.

Finalmente, es importante detallar los bienes trasladados, mediante descripciones, códigos y el peso.

Tipos de guía de remisión

Existen dos tipos de guías principales:

• Remitente: es emitida por el propietario de los bienes al inicio del traslado. Se debe generar una guía para cada lugar y destinatario, excepto cuando se trate de un mismo destinatario con varios lugares de entrega. En este caso solo será necesario realizar una guía donde se indiquen todos los puntos de entrega.

• Transportista: la genera el transportista por cada remitente. Se usa en caso de que el traslado se realice por transporte público.

Existe un tercer tipo de guía, que sirve como complemento a un documento ya emitido en caso de que, por un evento fortuito, se deba reiniciar el traslado o hacer un trasbordo a otro vehículo. Este documento se llama “Guía de remisión electrónica por eventos”. 

Cabe mencionar que existen dos formas de traslado: privado (cuando el dueño realiza el traslado por medio de un vehículo propio) y público ( cuando se contrata a un transportista externo). En el primer caso, solo será necesario emitir la guía de remitente. 

¿Se puede anular una guía de remisión?

La Sunat permite dar de baja una factura en caso de que aún no se haya iniciado el traslado o si es necesario cambiar el destinatario luego de iniciado el trayecto pero antes de alcanzar el destino final. El límite para cumplir con este procedimiento es de 10 días calendarios a partir del día siguiente del traslado de los bienes.

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¿Cómo emitir una guía de remisión electrónica (GRE)?

Desde el año 2022, los contribuyentes pueden emitir la guía de remisión de forma electrónica a través del portal de la Sunat (SOL) o sus propios sistemas. 

Emitir este documento de forma electrónica conlleva diversos beneficios, como: 

• Se emite de forma más rápida 

• Minimiza los errores en el llenado

• No necesita ser impreso, ya que el QR es suficiente para sustentar el traslado de los bienes

Pasos para emitir una guía desde el portal de SUNAT

El primer paso es identificarse con RUC y Clave SOL en el portal de operaciones en línea de SUNAT. Luego, desde la sección “Guía de remisión electrónica”, el contribuyente podrá escoger entre realizar una guía de remitente o de transportista.  Luego, deberá seleccionar el motivo de traslado (ej: venta). 

A partir de este paso, se debe ingresar la información correspondiente a la operación, como el RUC del destinatario, los documentos relacionados (ej: una factura, en caso de venta), las características de los bienes a trasladar y los puntos de partida y llegada. También debe seleccionarse un tipo de transporte y colocar los datos del vehículo.

Antes de emitir el documento, se generará una vista previa para confirmar la información. Luego de la emisión, el contribuyente tendrá la opción de descargarlo en PDF o enviarlo por correo electrónico. 

¿Cómo emitir la guía de remisión con Bsale?

Bsale es un sistema de venta y gestión comercial diseñado para ayudar a los emprendedores y dueños de pymes a simplificar la gestión de sus negocios. Para ello, cuenta con varias funcionalidades, como el punto de venta, control de inventario, e-commerce, facturación electrónica, entre otras. 

Bsale permite emitir diversos documentos, entre los que se encuentran  facturas, boletas, cotizaciones y guías de remisión.  Estas últimas pueden generarse desde cero, es decir, sin un documento previo, o a partir de alguna factura emitida.

Para generar guías desde cero, los usuarios de Bsale pueden ir al módulo de “Despacho” y seleccionar la opción correspondiente. En esta sección podrán añadir los productos, colocar la información del cliente, seleccionar el tipo de despacho (si se trata de una venta o traslado interno), elegir el modo de transporte y llenar los datos de origen y destino. 

Los usuarios pueden recurrir a esta forma de generar la guía cuando necesiten trasladar un bien a un potencial cliente sin necesidad de generar una transacción económica. Posteriormente, cuando se concrete la venta, podrán generar la factura a partir de la guía de remisión electrónica.  

Esta modalidad también se usa para realizar traslados de mercadería entre establecimientos. 

En el caso de que la guía se use para justificar el traslado de un bien a un cliente final, es posible crear la guía a partir de una factura. En este caso,  al momento de crear la factura, se debe marcar la opción “por despachar”.  Luego, se podrá generar la guía a partir de la factura creada. 

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