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Un reporte de inventario es un resumen de la cantidad de mercadería disponible que tiene una empresa en un momento determinado.

En el mundo de las ventas y el retail, los reportes tanto de ventas como de inventario contienen una mina de información que pocas veces es explotada en todo su potencial. Hace falta no solo tener el reporte, sino también analizarlo, interpretar la información y tomar decisiones pertinentes basándose en lo que reflejan. Lo malo es que muchas personas se quedan solo en el primer paso: ver el reporte y archivarlo. Sin embargo, es muy fácil aprender a analizar estos reportes y la información que se extrae de ellos es vital para hacer avanzar a la empresa en la dirección correcta.

Menos del 50% de negocios en Estados Unidos mantiene un control de inventario. Si es así allá, ¿Cómo será en Perú, que el 60% de las empresas es informal? ¿Cuántas empresas peruanas no controlarán inventario o sabrán cuánto están ganando? Si bien muchas empresas peruanas, informales o no, utilizan cuadernos o tablas de Excel para mantener un control de inventario, estos métodos manuales las hace susceptibles a obtener data inexacta.

Un buen conocimiento del negocio a través de reportes de venta y de inventario y su correcta interpretación son la diferencia entre una temporada de ventas que ayude al negocio a florecer o a estancarse.

Ahora revisaremos qué es exactamente un reporte, así como la mejor manera de crear estos documentos para mejorar tu negocio.

Las cosas claras: Lo más costoso de un negocio es su inventario. Sin inventario, no hay nada que vender y no hay negocio. Por eso es importante conocer bien tanto la cantidad que queda en almacén como el ritmo de ventas que tiene. Existen muchos tipos de reportes de inventario y cada uno tiene una utilidad específica. De hecho, los reportes de inventario tienen funciones que integran varias áreas de la empresa y pueden ser útiles para prevenir robos, tanto externos como internos, o mejorar el posicionamiento de ciertos artículos dentro de la tienda. 

Considera qué herramientas tecnológicas tienes disponibles en tu negocio: ¿Un ábaco? ¿Un celular? ¿Una laptop? ¿Computadoras de escritorio? ¿Lectoras de código de barras, balanzas? Sin duda necesitarás un software que te permita coleccionar toda esta data con cada venta que hagas y que pueda ser usado en todas tus plataformas. De hecho, un 15% de problemas de distorsión de inventario provienen del simple hecho de que estas soluciones no se integren entre sí.

Si bien es cierto que puedes usar una hoja de cálculo para llevar el control de tu stock, recuerda que basta una orden de 5 ítems para hacer que tu control de inventario manual se demore o se desbarate. Adicional a esto, esa hoja de cálculo no te permite usarla por siempre debido a que inevitablemente se pondrá más lenta mientras más data ingreses en ella. 

Es más inteligente utilizar un software que te permita realizar las tres operaciones de manera automática mientras vas vendiendo desde el punto de venta. Al realizar la venta, los artículos deben salir automáticamente del inventario y agregarse a un reporte de ventas para que puedas analizar la data sobre la marcha. Un paso más adelante es que este software te permita acceder a esta información desde cualquier dispositivo conectado a internet. Esto elimina el tiempo perdido haciendo llamadas al personal de la tienda para saber qué queda en el inventario o cómo va el día.

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Ahora veremos los pasos para empezar a controlar tu inventario:

1. Construye tu lista de inventario:

Ya sea exportándola de tu sistema de punto de venta, de una hoja de cálculo o digitalizando tu cuaderno, o cualquier base de datos que contenga la información que deseas. No olvides incluir cantidades, variantes, SKUs y precios de venta, así como cualquier otra información que creas pertinente.Si quieres una guía, puedes ver este paso a paso de Hubspot de cómo hacer un inventario en Excel.

2. Establece una línea de tiempo:

Recuerda que debes analizar los reportes a base de períodos de venta. Ya sea un día, una semana o un mes, si comparas las ventas de productos en periodos distintos, tendrás información incompleta y sesgada.

3. Genera tus reportes:

En esta etapa debes elegir qué reportes vas a generar a partir de la información y periodos seleccionados. Si no tienes mucha experiencia, lo más recomendable es generar reportes automáticos o “enlatados” que vengan con tu sistema de ventas. 

4. Conviértelo en un hábito:

Recuerda generar reportes de manera mensual (por lo menos) y también antes y después de un período de ventas fuerte para poder comparar de manera eficiente los ritmos de venta y salidas de inventario. 

5. Ajusta tus reportes:

Ajusta los reportes que quieres generar con relación a KPIs que hayas definido para tu negocio. También recuerda que distintas frecuencias servirán para distintos equipos de tu empresa. Por ejemplo, el área de Marketing puede beneficiarse de un reporte semanal para ver los resultados del lanzamiento de productos nuevos con relación a productos existentes en tu inventario.

6. Contrasta y mide el crecimiento:

Una vez que tengas un año de reportes, puedes empezar a comparar el crecimiento de tu negocio con períodos iguales de años pasados. Por ejemplo, podrás comparar Navidad 2020 con Navidad 2021 y hacer predicciones para el 2022.

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Tipos de reportes de inventario

Como se mencionó anteriormente, existen varios tipos de reportes de inventario, que cumplen distintas funciones y arrojan data útil para distintas áreas de la empresa. Es importante recordar que el inventario no se puede manejar efectivamente de manera aislada de otras áreas, ya que esa data no es digerible por sí sola. Tiene relaciones estrechas con las ventas, marketing y logística. Por ese motivo, vamos a empezar por revisar los reportes autogenerados. Sin embargo, recuerda que si no cuentas con un software de ventas que genere reportes automatizados, no podrás obtener un reflejo auténtico de tu inventario real. 

Ahora veremos los cinco tipos de reportes de inventario más comunes y útiles.

1. Inventario valorizado

Como lo indica su nombre, es un listado del inventario actual con sus valores de compra. Indica cuánto capital has invertido en mercadería para tu negocio.  Esta información te permitirá hacer nuevas órdenes de compra, presupuestar y planificar en función a tu inventario.

2. Stock Crítico

Este reporte te permite ver qué productos de tu inventario tienen bajo stock para que tengas tiempo para reponerlo. Un paso más allá es que tu software te alerte cuando el inventario llega a tener bajo stock con tiempo suficiente para que puedas completar una nueva orden de compra. 

3. Reporte de rendimiento

Este reporte te presentará los productos más vendidos o con mayor margen de ganancia para que puedas reinvertir en ellos y hacer crecer tus márgenes de manera más estratégica e inteligente.

4. Inventario teórico vs. real

Resulta muy útil para identificar pérdidas de inventario y optimizar su seguridad. Se obtiene contrastando el inventario que refleja el software con el inventario real que se cuenta manualmente. Es recomendable hacerlo una vez al mes.

5. Inventario histórico

Se usa tanto para prever futuros volúmenes de venta por temporada (por ejemplo, Navidad 2019 y Navidad 2020) como para optimizar las prácticas de reporte de inventario implementadas en tu empresa hasta el momento. De esa manera también te darás cuenta de si estás superando tus ventas con respecto a periodos anteriores.

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Ahora que conoces los cinco tipos de inventarios más usados, puedes empezar a controlar tu negocio y mejorar tus habilidades analíticas para sacar mejor provecho a tu inventario, propulsar tus márgenes de ganancia, prevenir pérdidas o robos y sobre todo, potenciar tus ventas.

Controlar el inventario en tiempo real, de forma óptima, con exactitud y eficiencia impactarán positivamente con otros procesos como las compras y las ventas. Sin embargo su mala gestión pueden extinguir una organización. 

Y tú ¿sabes cuánto stock te tienes de cada producto? Si la respuesta es no, es momento de tener un sistema de control de inventarios. Te invitamos a conocer más sobre Bsale, un sistema de ventas online que brinda soluciones específicas para mejorar la gestión de ventas y el control de inventarios.